Inwentaryzacja

• Dwa sposoby przeprowadzania inwentaryzacji
  Program umożliwia przeprowadzanie inwentaryzacji automatycznej (przy użyciu terminalu) i ręcznej (użytkownik wprowadza dane bezpośrednio do aplikacji zainstalowanej na komputerze PC).
  
  
• Współpraca z urządzeniami najlepszych firm
  Standardowo program współpracuje z terminalami firmy Motorola/Symbol serii MC (1000, 3000, 9000). Na terminalu musi być zainstalowany program "HDF Inwentaryzacja 2007 TRM". Na życzenie Klienta istnieje możliwość przystosowania aplikacji do pracy z innymi terminalami oraz czytnikami kodów kreskowych.
  
  
• Kontynuowanie inwentaryzacji wcześniej rozpoczętej
  Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji bardzo przydatne są funkcje pozwalające na kontynuowanie inwentaryzacji wcześniej rozpoczętej. Dzięki temu użytkownik może przeprowadzać inwentaryzację w dogodnym dla niego czasie i tak długo, jak to konieczne.
  
  
• Inwentaryzacja wszystkich (bądź tylko wybranych) środków
  Użytkownik może zdefiniować środki, które mają zostać zinwentaryzowane - mogą to być wszystkie zapisane w programie środki, albo jedynie te wybrane przez użytkownika.
  
  
• Historia inwentaryzacji
  Wszystkie przeprowadzane inwentaryzacje są zapisywane w programie. Dostęp do szczegółów ich przeprowadzania mają tylko użytkownicy o odpowiednich uprawnieniach.
  
  

Amortyzacja

• Trzy metody amortyzacji - liniowa, degresywna, jednorazowa
  Użytkownicy programu mogą wybrać metodę amortyzacji dla wybranych środków. Dostępne metody amortyzacji to: liniowa, degresywna, jednorazowa.
  
  
• Automatyczna amortyzacja
  Użytkownik może określić plan automatycznego naliczania amortyzacji dla całego roku. W dniach zdefiniowanych przez użytkownika program automatycznie obliczy amortyzację.
  
  
• Amortyzacja jednego (bądź wszystkich) środków trwałych
  Program umożliwia obliczanie amortyzacji wszystkich środków trwałych, bądź tylko tych wybranych przez użytkownika.
  
  
• Amortyzacja księgowa i podatkowa
  Program może automatycznie obliczać amortyzację księgową i podatkową. W aplikacji dostępny jest wykaz podstawowych stawek amortyzacyjnych. Użytkownik może dowolnie modyfikować tę listę.
  
  
• Historia amortyzacji
  Wszystkie obliczane amortyzacje są zapisywane w pamięci programu. Każdy użytkownik o odpowiednich uprawnieniach ma dostęp do kompletnej historii amortyzacji środka trwałego - tak księgowej, jak i podatkowej. Raporty z historii amortyzacji uwzględniają też metodę amortyzacji.
  
  

Raportowanie

• Raporty z amortyzacji
  Raporty amortyzacji mogą być tworzone dla wybranego przez użytkownika okresu, mogą też uwzględniać amortyzację podatkową. Użytkownik decyduje, jakie dane powinny zostać uwzględnione w raporcie.
  
  
• Raporty z inwentaryzacji
  Program umożliwia też generowanie raportów z inwentaryzacji według kryteriów zdefiniowanych przez użytkownika, np. według grup produktów, departamentu, pionu biznesowego.
  
  
• Generowanie różnego rodzaju raportów
  Na podstawie informacji zapisanych w programie użytkownik może generować różnego rodzaju raporty, które będą uwzględniać zdefiniowane przez niego kryteria. Dla przykładu, można wygenerować raport przedstawiający listę środków zakupionych albo zlikwidowanych w danym okresie, stan posiadania danego użytkownika, zamortyzowane środki trwałe.
  
  
• Możliwość definiowania nazw raportów
  Bardzo przydatną opcją jest to, iż użytkownik może sam definiować nazwy dla wybranych typów raportów. Domyślne nazwy to: zestawienie różnic inwentaryzacyjnych w magazynach, stan przed inwentaryzacją, stany nie zgadzające się, zmiany lokalizacji, stany zgadzające sie, stan po inwentaryzacji, spis z natury, spis z natury (całość).
  
  

Drukowanie etykiet

• Etykiety dla środków
  Użytkownik chcący wydrukować etykietę wybiera spośród dwóch opcji: albo drukuje etykiety tylko dla zaznaczonych środków trwałych i niskocennych albo dla wszystkich.
  
  
• Etykiety dla lokalizacji
  Aplikacja umożliwia druk etykiet dla lokalizacji. Etykieta taka zawiera kod kreskowy oraz kod i nazwę lokalizacji.
  
  
• Szablony etykiet
  Aplikacja domyślnie oferuje 6 szablonów etykiet o różnych rozmiarach.
  
  
• Możliwość dodawania nowych szablonów etykiet
  Istnieje też możliwość dodawania nowych szablonów etykiet.
  
  

Opisywanie środków trwałych

Każdy środek trwały/niskocenny/niematerialny/prawny można opisać, dodać uwagi oraz pliki z bardziej szczegółowymi informacjami oraz fotografiami danego środka.

Ciągła aktualizacja bazy danych

Sieciowy charakter programu umożliwia ciągłą aktualizację danych. Łączność z bazą danych może odbywać się z dowolnie wybranego miejsca. W jednej chwili z systemu może korzystać wielu użytkowników, dane są aktualizowane na bieżąco.

Historia środka trwałego / niskocennego / prawnego / niematerialnego

Konkretnym środkom trwałym przyporządkowana jest także ich historia. Jeśli środek zostaje zlikwidowany, nie znika on z systemu, nadal jest w nim obecny lecz nie jest uwzględniany przy inwentaryzacji i amortyzacji. W przypadku środków zlikwidowanych system automatycznie generuje do nich dodatkową zakładkę: "powód likwidacji", w której zawarte są informacje takie jak: powód likwidacji, kto zlikwidował i kiedy.

Grupowanie środków

Program umożliwia grupowanie środków według następujących kategorii: grupy środków, lokalizacje, departamenty, piony biznesowe, osoby odpowiedzialne, kontrahenci. Te same kategorie stanowią też podstawę wyszukiwania danych w systemie.

Wielopoziomowy system uprawnień

Aplikacja umożliwia definiowanie różnego rodzaju uprawnień dla poszczególnych pracowników oraz grup pracowników. Oznacza to, że do wszystkich informacji znajdujących się w systemie mają dostęp tylko wybrane osoby. Domyślnie aplikacja oferuje cztery grupy dostępu o różnych uprawnieniach. Uprawnienia przypisane do poszczególnych grup i osób można dowolnie modyfikować. Do listy użytkowników można dodawać nieograniczoną liczbę osób uprawnionych do poszczególnych funkcji w systemie, można także - zależnie od potrzeb - modyfikować zakres ich uprawnień oraz je deaktywować, usuwać, przywracać.

Filtrowanie danych

Zaawansowana wyszukiwarka pozwala przeszukiwać system według kryteriów kategoryzowania, czyli według: grupy środków, pionu biznesowego, użytkownika, departamentu, lokalizacji itp.

Lepsza organizacja pracy

Przydatną funkcją jest także generowanie przypomnień. Każde nowe uruchomienie programu, przez użytkownika o odpowiednich uprawnieniach, generuje okienko z informacjami o przeprowadzonej amortyzacji oraz z przypomnieniem o nowych, wymagających zatwierdzenia danych (środki trwałe i niskocenne, kontrahenci). Dzięki temu użytkownik nie zapomni o wykonaniu koniecznych czynności, tzn. o zatwierdzeniu nowych środków i kontrahentów.

Protokół przekazania

Do każdego przekazania środka można szybko wydrukować odpowiedni dokument - protokół przekazania.